Contingências Fiscais, Contábeis e Trabalhistas: Como se Prevenir?

Contingência é a situação em que uma organização se expõe a risco, como por exemplo, quando deixa de observar requisitos legais (Código de Defesa do Consumidor, Legislação Fiscal, Trabalhista e Societária, etc.) e está exposta a infrações, multas, indenizações cíveis e criminais, execuções trabalhistas e previdenciárias, entre outras.

Cada vez mais as empresas precisam se atentar à qualidade da informação, dos controles e processos internos para evitar possíveis contingências, especialmente nas áreas que mais tem exposição crítica imediata (como as declarações eletrônicas exigidas pelas normas trabalhistas, fiscais e contábeis) ou em que a negligência ou falta de informação a expõe a grandes contingências (como falta de atendimento às normas de saúde e segurança do trabalhador, ou inobservância de prazos de recolhimentos dos tributos exigidos nas operações).

Por não atentar a documentação relativa às transações operacionais, fazer negócios fora do objeto social, misturar o patrimônio particular dos sócios com o da empresa, cometer desvios, ou até mesmo, efetuar contratação de profissional insuficientemente qualificado, sofre com as consequências advindas dos rigores da lei.

No caso de riscos contábeis, fiscais, comerciais e societários, não basta que o contabilista apenas evite os procedimentos viciosos para não se configurar uma fraude; deverá ainda, manter em ordem a contabilidade da empresa e para isso deverá conciliar sua escrituração com documentos e os diversos relatórios dos demais setores que deram suporte aos lançamentos contábeis, elaborando planilhas, relatórios e controles de composição dos saldos existentes na contabilidade.

Recomenda-se o monitoramento regular das diversas atividades que geram contingências, através de mecanismos adequados, como:

1. Auditoria nas áreas contábil, fiscal, trabalhista, com especial atenção ao cumprimento das obrigações (como, por exemplo, a informação de tributos na nota fiscal).

2. Plano de redução de contingência, após a auditoria realizada, para afastamento dos riscos detectados.

3. Monitoramento regular das novas obrigações ou alterações que são exigidas no cumprimento das normas.

4. Treinamento intensivo das equipes responsáveis pelas rotinas operacionais (escrituração fiscal, contábil, gestão de RH, etc.).

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